Kết nối và quản lý Work Email cá nhân

1. Tổng quan

Tổng quan: Tính năng cho phép người dùng liên kết các tài khoản email làm việc cá nhân (Gmail, Outlook hoặc email doanh nghiệp qua SMTP) với Mobio.
Lợi ích/Giá trị:
- Gửi nhận tập trung: Gửi và nhận email 1-1 trực tiếp trên Mobio mà không cần chuyển đổi ứng dụng/tab khác.
- Ghi nhận hành trình: Mọi tương tác với khách hàng qua email cá nhân đều được lưu vết trong chi tiết Profile.
- Cá nhân hóa: Cho phép thiết lập chữ ký riêng chuyên nghiệp cho từng email.
Đối tượng sử dụng: Nhân viên kinh doanh (Sales), Chăm sóc khách hàng (CS), Marketer hoặc bất kỳ người dùng nào cần giao tiếp với khách hàng qua email.

Work Email: Tài khoản email cá nhân dùng trong công việc được tích hợp vào hệ thống.
SMTP: Giao thức chuẩn để gửi email (thường dùng khi tích hợp các đầu mail doanh nghiệp ngoài Google/Microsoft).
Chữ ký email: Nội dung cố định cuối email chứa thông tin liên hệ của người gửi.

Điều kiện cần:
- Phân quyền: Tài khoản Mobio phải được cấp quyền RBAC: SETTING_PERSONAL mục Cài đặt > Cài đặt cá nhân > Chung > Tích hợp > Work E-mail. Xem hướng dẫn Cấu hình phân quyền RBAC tại đây.
- Quản trị hệ thống/ kỹ thuật viên đã hoàn thành bước Cấu hình App Google và Outlook để tích hợp Work Email & Calendar
Dữ liệu đầu vào: Thông tin đăng nhập tài khoản email (Username/Password hoặc App Password).

Bước 1: Tại giao diện chính, chọn biểu tượng Avatar cá nhân (góc trên cùng bên phải) → Chọn Cài đặt cá nhân. → Chọn Tích hợp cá nhân → Chọn Tích hợp Work E-mail.
Bước 2: Nhấn nút [+ Work Email mới].
Bước 3: Chọn nhà cung cấp dịch vụ tương ứng (Gmail, Hotmail hoặc SMTP).
Bước 4: Thực hiện đăng nhập và cấp quyền cho Mobio truy cập email theo chỉ dẫn trên màn hình.
Bước 5: Sau khi kết nối thành công, hệ thống hiển thị trạng thái Đang hoạt động.
Kết quả: Bạn đã có thể bắt đầu gửi email từ địa chỉ này trên hệ thống.

Chỉnh sửa (Sửa tên/Chữ ký):
- Tại danh sách Work Email, nhấn biểu tượng Sửa (hình cây bút) tại dòng email tương ứng.
- Cập nhật thông tin và nhấn Lưu.
Xóa kết nối:
- Nhấn biểu tượng Thùng rác tại dòng email muốn gỡ bỏ.
- Xác nhận xóa trong pop-up thông báo.
Kết quả: Tài khoản email sẽ được cập nhật thông tin hoặc gỡ hoàn toàn khỏi hệ thống Mobio.

Lưu ý: Bạn có thể kết nối nhiều Work Email cùng lúc để linh hoạt chuyển đổi khi gửi email cho khách hàng từ các đầu mục công việc khác nhau.

Hành vi ghi nhận: Mọi email gửi đi từ Work Email cá nhân đến khách hàng trên Mobio sẽ được hệ thống tự động ghi nhận vào Profile event, giúp đội ngũ quản lý theo dõi được lịch sử tương tác 1-1 với khách hàng.

Tôi có thể kết nối bao nhiêu Work Email?
- Trả lời: Bạn có thể kết nối nhiều work email và theo dõi chúng trong danh sách quản lý.
Tại sao tôi đã kết nối thành công nhưng không gửi được email?
- Trả lời: Hãy kiểm tra mục Kiểm tra kết nối trong danh sách Work Email để đảm bảo token/mật khẩu vẫn còn hiệu lực.
Việc xóa Work Email có làm mất các event gửi email trước đó trong Profile event không?
- Không. Event khách hàng nhận, mở, phản hồi email vẫn được lưu trữ tại Profile event, kể cả khi work email của user bị gỡ khỏi Mobio.