Tổng quan về Workflow
Workflow giúp doanh nghiệp xây dựng các quy trình tự động hóa và tối ưu hiệu quả công việc.
1. Tổng quan
Workflow là công cụ thiết lập các chuỗi hoạt động tự động theo kịch bản có sẵn, tập trung tối ưu nghiệp vụ Sales và Service. Thay vì quản lý thủ công, Workflow giúp doanh nghiệp:
- Chuẩn hóa quy trình: Phối hợp liên phòng ban trên quy mô nhân sự lớn.
- Tự động hóa vận hành: Giảm thiểu lỗi sai do thao tác thủ công và nhắc việc lặp lại.
- Nâng cao hiệu suất: Tự động tạo Task, gửi thông báo (Noti/Email) dựa trên các điều kiện được thiết lập.
2. Prerequisites (Điều kiện tiên quyết)
- Phân quyền: Phân quyền: Tài khoản Mobio phải được cấp quyền RBAC: Workflow
Xem hướng dẫn Cấu hình phân quyền RBAC tại đây.
3. Thực hiện (Step-by-Step)
Bước 1: Xác định Đối tượng hoạt động của Workflow
Trên giao diện Smart CRM, chọn Automation → Workflow. Khi tạo mới Workflow, bạn phải chọn 1 trong 5 đối tượng:
- User
- Mailbox
- Task
- Profile
- Công việc
Bước 2: Thiết lập Thời điểm bắt đầu Workflow
Hệ thống cung cấp 02 cơ chế kích hoạt:
- Phát sinh Event: Luồng chạy ngay khi có hành động phát sinh (Ví dụ: Có Task mới được giao).
- Theo lịch trình: Luồng chạy định kỳ (Ví dụ: Quét danh sách khách hàng sinh nhật vào 8h sáng hàng ngày).
Bước 3: Xây dựng Kịch bản Workflow
- Thực hiện kéo các khối (Node) từ menu bên phải vào màn hình kéo thả kịch bản.
- Kết nối các Node theo trình tự nghiệp vụ mong muốn.
- Lưu ý: Mỗi Node cần được click đúp để thiết lập thông số chi tiết (ví dụ: Chọn nhân viên nhận task, nhập nội dung email).
4. Thông số & Use case
Workflow có thể linh hoạt theo từng bài toán nghiệp vụ cụ thể. Dưới đây là một số kịch bản điển hình giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành nội bộ:
| Nghiệp vụ | Đối tượng Workflow | Thời điểm bắt đầu Workflow | Hành động |
| Thông báo toàn công ty | User | Phát sinh Event (Hoặc định kỳ) | Gửi thông báo đồng loạt qua Email, App Push, Web Push cho tất cả nhân sự. |
| Thông báo theo nhóm | User | Phát sinh Event | Hệ thống lọc danh sách theo Team/Chi nhánh/Vùng miền để gửi thông báo riêng biệt. |
| Nhắc việc định kỳ | Profile (KH) | Theo lịch trình (Đầu mỗi tháng) | Tự động Tạo Task giao cho Cán bộ bán hàng: “Chúc mừng sinh nhật khách hàng trong tháng”. |
5. Các câu hỏi thường gặp (FAQ)
Không có thông tin cho mục này
6. Bước tiếp theo
- Xác định đối tượng hoạt động của Workflow
