Xem báo cáo chi tiết của Workflow và đánh giá hiệu quả của quy trình vận hành.
1. Tổng quan
Vị trí tính năng: Menu Workflow → Bấm xem chi tiết một Workflow cụ thể/ Bấm biểu tượng báo cáo ở góc phải trên của Workflow.
Mục đích sử dụng: Màn hình Báo cáo cung cấp bức tranh toàn cảnh về hiệu quả vận hành của một kịch bản Workflow. Giúp người dùng theo dõi chính xác có bao nhiêu đối tượng đã đi qua luồng, tỷ lệ xử lý thành công/thất bại tại từng khối, và hỗ trợ xuất dữ liệu báo cáo để cải thiện vận hành.
Trạng thái Workflow: Báo cáo chỉ bắt đầu ghi nhận số liệu khi Workflow thực sự đi vào hoạt động. Bạn chỉ có thể xem báo cáo của các luồng đang ở trạng thái: Đang hoạt động, Tạm dừng, hoặc Kết thúc. (Các luồng Nháp hoặc Lên lịch chưa tới hạn sẽ không có dữ liệu).
3. Thực hiện
Báo cáo Tổng quan
Tại phần đầu của màn hình Báo cáo, hệ thống sẽ hiển thị các thông tin cấu hình gốc để bạn dễ dàng đối chiếu:
Tên & Mô tả Workflow / Đối tượng / Thời điểm bắt đầu.
Thời gian & Người kích hoạt: Hiển thị chi tiết Ngày/Giờ (dd/mm/yyyy hh:mm) và Họ tên + Username của người đã bật kịch bản.
Thời gian & Người kết thúc: Lưu vết thời điểm và người đã tắt Workflow.
Lý do kết thúc: Hiển thị lý do do người dùng nhập vào khi chủ động tắt. Nếu Workflow tự động tắt theo cài đặt, hệ thống sẽ hiển thị mặc định: “Hết thời gian hoạt động của Workflow”.
Trạng thái: Tình trạng hiện tại của luồng (Đang chạy, Đã kết thúc…).
Báo cáo chi tiết
Khi bạn di chuột hoặc bấm vào từng khối cấu hình trên giao diện kịch bản workflow, hệ thống sẽ trả ra 2 chỉ số đo lường cốt lõi:
Số lượng đối tượng vào khối: Đếm số lượng đối tượng đã đi vào bước này.
Lượt đối tượng vào khối: Đếm tổng số lần các đối tượng đi qua bước này (Bao gồm cả các đối tượng đi qua nhiều lần nếu luồng có vòng lặp).
Tên gọi của chỉ số báo cáo tùy theo đối tượng Workflow. Ví dụ: Nếu đối tượng là Mailbox, hệ thống sẽ hiển thị: “Số lượng Mailbox vào khối” và “Lượt Mailbox vào khối”. Nếu đối tượng là User, hệ thống sẽ hiển thị: “Số lượng User vào khối” và “Lượt User vào khối”.
Tải báo cáo
Bấm nút Tải kết quả để xuất file báo cáo chi tiết Workflow
Thông tin tải xuống: Hệ thống cho phép bạn sắp xếp và chọn các trường dữ liệu muốn xuất.
Link tải kết quả file báo cáo do hệ thống sinh ra chỉ tồn tại trong vòng 30 ngày. Quá thời hạn này, bạn cần tải lại một file mới.
4. Usecase và quy tắc vận hành
Usecase
N/A
Quy tắc vận hành
Giao diện và cấu trúc báo cáo được áp dụng chung cho mọi loại Workflow. Tùy thuộc vào Đối tượng bạn chọn ban đầu (Mailbox, User, Task…), hệ thống sẽ tự động điều chỉnh nhãn hiển thị (Label) cho phù hợp với ngữ cảnh.
