Kết nối và quản lý tài khoản Calendar (Google / Outlook)
1. Tổng quan
Tính năng này cho phép người dùng kết nối lịch cá nhân từ Google Calendar hoặc Outlook Calendar vào hệ thống Mobio để đồng bộ và theo dõi lịch trình công việc tập trung.
Lợi ích/Giá trị:
Đồng bộ mọi công việc (task) được tạo trên Mobio về Calendar và ngược lại, giúp người dùng chủ động nắm lịch trình và quản lý công việc dễ dàng hơn.
Đối tượng sử dụng: nhân viên, quản lý cần sắp xếp và theo dõi lịch làm việc thường xuyên.
2. Giải thích Thuật ngữ & Thông số
Tài khoản ưu tiên: Trường hợp người dùng kết nối với nhiều tài khoản calendar, tài khoản ưu tiên là tài khoản được hệ thống ưu tiên lấy dữ liệu để đồng bộ về Mobio trong trường hợp có sự trùng lặp hoặc cập nhật cùng lúc từ nhiều nguồn.
Kiểm tra kết nối: Thao tác xác thực lại trạng thái hoạt động của token giữa Mobio và Google/Outlook.
3. Điều kiện tiên quyết (Prerequisite)
User có tài khoản Calendar Google hoặc Outlook đang hoạt động.
Bước 1: Tại giao diện chính, chọn biểu tượng Avatar cá nhân (góc trên cùng bên phải) → Chọn Cài đặt cá nhân. → Chọn Tích hợp cá nhân → Chọn Tích hợp Calendar.
Bước 2: Tại màn hình danh sách, nhấn nút [+ Tài khoản mới].
Bước 3 (Kiểm tra điều kiện): Hệ thống sẽ kiểm tra số lượng tài khoản hiện có:
Nếu đã có 2 tài khoản: Hệ thống hiển thị thông báo “Chỉ được tích hợp tối đa 2 tài khoản” và chặn thao tác tiếp theo.
Nếu dưới 2 tài khoản: Tiếp tục bước 4.
Bước 4: Chọn nhà cung cấp (Google hoặc Microsoft Outlook).
Bước 5: Thực hiện đăng nhập và cấp quyền truy cập trên giao diện của nhà cung cấp.
Kết quả: Nếu thành công, tài khoản sẽ hiển thị trong danh sách với trạng thái Thành công. Hệ thống tự động bật switch Kết nối.
4.2. Quản lý trạng thái và Gỡ kết nối
Bật/Tắt đồng bộ: Sử dụng nút gạt (Switch) tại cột Kết nối để tạm dừng hoặc tiếp tục đồng bộ dữ liệu.
Kiểm tra kết nối: Nhấn biểu tượng Làm mới/Kiểm tra để xác thực lại tài khoản.
Nếu thành công: Trạng thái giữ nguyên “Thành công”.
Nếu thất bại: Switch kết nối tự động tắt và chuyển sang trạng thái “Thất bại”.
Gỡ kết nối: Nhấn biểu tượng Thùng rác tại dòng tài khoản tương ứng -> Xác nhận xóa để gỡ hoàn toàn tài khoản khỏi Mobio.
Mẹo nhỏ: Hãy luôn duy trì ít nhất một tài khoản ở trạng thái “Ưu tiên” để đảm bảo đồng bộ dữ liệu công việc không bị gián đoạn.
5. Quy tắc vận hành
Giới hạn số lượng: Hệ thống chặn tuyệt đối không cho phép tích hợp quá 02 tài khoản Calendar trên một user Mobio.
Quy tắc ưu tiên: Mỗi User chỉ được chọn duy nhất 01 tài khoản làm “Ưu tiên đồng bộ” tại một thời điểm.
Xử lý lỗi kết nối: Khi kiểm tra kết nối thất bại, hệ thống sẽ tự động ngắt kết nối với tài khoản Calendar.
Chu kỳ đồng bộ: Cứ mỗi 30 phút, Mobio sẽ thực hiện quét và đối soát dữ liệu giữa hệ thống Mobio và các Calendar đã tích hợp.
Chỉ những công việc có Thời gian hoàn thành ngay tại hoặc sau thời điểm tích hợp mới được đồng bộ (Hệ thống không đồng bộ ngược các công việc đã hoàn thành trong quá khứ)
6. Các câu hỏi thường gặp (FAQ)
Tôi có thể tích hợp 2 tài khoản Google Calendar hoặc 2 tài khoản Outlook cùng lúc không?
Trả lời: Không. Hệ thống chỉ cho phép tích hợp tối đa 2 tài khoản: 1 tài khoản Google và 1 tài khoản Outlook.
Tại sao nút Bật/Tắt kết nối của tôi bị xám (disable)?
Trả lời: Điều này xảy ra khi việc kiểm tra kết nối định kỳ bị thất bại hoặc token hết hạn. Bạn cần nhấn “Tải lại” hoặc tích hợp lại Calendar.
Sau khi gỡ kết nối, event được tạo trên Mobio có bị xoá khỏi Calendar không?
Trả lời: Không. Event đồng bộ vẫn được giữ trên Calendar ngay cả khi đã ngừng kết nối với Mobio. Người dùng có thể chủ động xoá event thủ công trên Calendar nếu muốn.
Tại sao tôi vừa sửa lịch trên Google Calendar mà Mobio chưa thấy thay đổi?
Trả lời: Hệ thống đồng bộ theo chu kỳ 30 phút/lần. Bạn vui lòng đợi đến kỳ sync tiếp theo để dữ liệu được cập nhật.
Nếu tôi tắt kết nối Calendar rồi mới sửa Công việc trên Mobio thì sao?
Trả lời: Sau khi bạn bật kết nối lại, hệ thống sẽ lấy dữ liệu mới nhất từ Mobio để đồng bộ lên Calendar.
Nếu tôi tích hợp 2 Calendar và tạo công việc trên Mobio, khi tôi sửa event trên cả 2 calendar với các thông tin khác nhau thì hệ thống đồng bộ như thế nào?
Trả lời: Hệ thống đồng bộ theo thông tin đã sửa của Calendar ưu tiên (được đánh dấu sao)
Chuyện gì xảy ra nếu tài khoản Ưu tiên của tôi bị lỗi kết nối?
Trả lời: Nếu tài khoản ưu tiên bị trạng thái “Thất bại”, hệ thống sẽ tự động chuyển quyền ưu tiên sang tài khoản còn lại (nếu tài khoản đó đang hoạt động bình thường).
