1. Tổng quan

• Vị trí tính năng: Menu chính > Workflow.
• Mục đích sử dụng: Workflow là “trái tim” tự động hóa của hệ thống Mobio, giúp doanh nghiệp thiết kế các luồng quy trình vận hành liên phòng ban một cách mượt mà và hiệu quả.
  • Tự động hóa phân luồng & Giao việc (Data Routing): Tự động “bắt” các sự kiện đầu vào (như có email mới gửi tới hòm chung, có Cơ hội bán vừa được tạo…) để rẽ nhánh dữ liệu, tự động sinh Profile/Ticket và phân công chính xác cho đúng nhân sự phụ trách mà không cần điều phối thủ công.
  • Quản trị hiệu suất & Cảnh báo SLA (Performance Management): Trở thành một “trợ lý ảo” theo dõi sát sao vòng đời của các Công việc (Task), Cơ hội bán hoặc tiến độ KPI. Tự động gửi nhắc nhở khi sắp tới hạn, và tự động nâng cấp báo cáo (Escalate) gửi vượt cấp lên cho Quản lý nếu nhân viên làm trễ hạn SLA.
  • Cá nhân hóa giao tiếp tự động (Automated Communication): Thay thế việc gửi thư tay bằng các chuỗi hành động giao tiếp tự động (Gửi SMS, Auto-reply Email cho khách hàng, hoặc App/Web Push cho nội bộ). Mọi thông điệp đều được tự động chèn dữ liệu cá nhân hóa (Tên, mã ticket, tỷ lệ hoàn thành KPI…) theo đúng ngữ cảnh thực tế.

2. Prerequisites (Điều kiện tiên quyết)

• Phân quyền (RBAC): Tài khoản Mobio phải được cấp quyền RBAC (Xem hướng dẫn thiết lập phân quyền tại đây)
  • Workflow > Đối tượng Profile/User/Cơ hội bán/Mailbox/Task.
  • Workflow > Workflow.
• Tích hợp kênh: Các kênh thông điệp (Email, SMS, App Push) được tích hợp sẵn vào Mobio. Xem hướng dẫn tích hợp kênh gửi thông điệp tại đây.

3. Thực hiện (Step-by-step)

Bước 1: Cấu hình thời điểm bắt đầu

1. Chọn đối tượng mục tiêu: Profile/User/Cơ hội bán/Mailbox/Task. Tuỳ vào đối tượng đã chọn, kịch bản workflow và các khối sẽ có sự thay đổi tương ứng.
2. Chọn thời điểm bắt đầu:
   • Phát sinh event: Bắt đầu khi có event phát sinh.
   • Theo lịch trình: Kích hoạt theo khung thời gian định kỳ cài đặt sẵn.
3. Chọn kịch bản (Optional): Chọn một kịch bản Workflow mẫu (do hệ thống gợi ý dựa trên đối tượng) hoặc chọn kịch bản trống để tự thiết kế.

Xem hướng dẫn chi tiết cho từng đối tượng tại đây.

Bước 2: Thiết lập nội dung (Giao diện Kéo – Thả)

Tại giao diện kéo thả kịch bản, hành động tiếp theo phụ thuộc vào lựa chọn của bạn ở Bước 1:

Trường hợp 1: Nếu chọn “Phát sinh event” ở Bước 1

• Click đúp vào khối Phát sinh event trên màn hình, có các loại event tương ứng với đối tượng đã chọn.
• Chọn “+ Thêm event” nếu muốn kết hợp nhiều sự kiện vào cùng một khối (Các sự kiện sẽ áp dụng điều kiện VÀ).

Trường hợp 2: Nếu chọn “Theo lịch trình” ở Bước 1

• Thiết lập thời gian chạy cụ thể tại khối Lịch trình
• Cấu hình khối Bộ lọc ngay sau khối Lịch trình để xác định đúng thông tin của nhóm đối tượng được đưa vào workflow.

Thiết lập các khối Workflow/ Giao tiếp/ Hành động (Chung cho cả 2 trường hợp)

• Kéo thả các khối Workflow (Tách nhánh theo điều kiện, Kiểm tra điều kiện, Kiểm tra tiến độ nhiệm vụ, Kiểm tra tương tác giao tiếp nội bộ) để rẽ luồng và điều hướng flow.
• Kéo thả các khối Giao tiếp
  • Giao tiếp với khách hàng: SMS, Email
  • Giao tiếp nội bộ: Email, Webpush/ App push
  • Có thể cá nhân hoá thông tin trong thông điệp gửi đi
• Kéo thả các khối Hành động

Bước 3: Kiểm tra và Kích hoạt

• Kiểm tra lại toàn bộ luồng kết nối giữa các khối.
• Đặt tên Workflow để dễ dàng quản lý.
• Nhấn nút Kích hoạt để Workflow hoạt động.

4. Use case & Quy tắc vận hành

Usecase

Xem chi tiết use case cho từng đối tượng workflow tại đây.

Quy tắc vận hành

Quy tắc hiển thị động (Data Dependency)

• Ở Bước 1: Danh sách Kịch bản mẫu (Templates) là dữ liệu động. Hệ thống sẽ tự động thay đổi các gợi ý kịch bản mẫu sao cho khớp hoàn toàn với Đối tượng và Thời điểm bắt đầu mà bạn lựa chọn.
• Ở Bước 2: Bộ lọc điều kiện và các khối Hành động đặc thù (VD: Tạo bình luận, Tạo ticket) cũng sẽ thay đổi hiển thị phụ thuộc vào Đối tượng bạn đã chốt ở Bước 1.

Giới hạn hệ thống (Validation Limits)

• Khối cấu hình thời gian (VD: Khối Chờ): Tại các trường thiết lập thời gian (Trước/Sau ngày sự kiện…), hệ thống chỉ chấp nhận giá trị là số nguyên dương (Ví dụ: 1, 2, 3…). Không nhập số âm, số thập phân hoặc chữ.
• Khối Tách nhánh theo điều kiện: Cho phép tạo tối đa 10 nhánh. Trong mỗi nhánh, chỉ cho phép tạo tối đa 10 nhóm điều kiện.

Quy tắc sắp xếp khối

• Khối Kiểm tra tương tác giao tiếp nội bộ BẮT BUỘC phải được nối ngay phía sau một khối Giao tiếp (VD: Gửi Email, Gửi SMS).
• Khối Kiểm tra tiến độ nhiệm vụ BẮT BUỘC phải được nối ngay phía sau khối Tạo nhiệm vụ.

5. Các câu hỏi thường gặp (FAQ)

6. Bước tiếp theo

• Xem báo cáo Workflow