Định nghĩa: Module Hộp thư là không gian trực quan giúp người dùng quản lý riêng rẽ danh sách các chuỗi email cá nhân đã được kết nối với nền tảng Mobio.
Lợi ích/Giá trị: Khắc phục tình trạng đứt gãy luồng thông tin khi khách hàng chủ động đổi “Tiêu đề Email” khi Reply khiến Ticket/Sales bắt sai luồng. Người dùng có thể kiểm soát và chuyển lại luồng email thủ công về đúng đối tượng.
Đối tượng sử dụng: Customer Service, Sales.
2. Giải thích Thuật ngữ & Thông số
Mailbox: Phiên bản hòm thư cá nhân đồng bộ tại Mobio.
Chuỗi Email: Đoạn hội thoại gồm nhiều email qua lại giữa User và Khách hàng liên quan đến chung một chủ đề.
Dữ liệu đầu vào: Người dùng đã thực hiện cấu hình kết nối mail tại Cài đặt cá nhân → Tích hợp cá nhân → Tích hợp E-mail và có trạng thái “Thành công”.
4. Các bước thực hiện
4.1. Truy cập khu vực Phân loại Email
Khu vực bên trái (Menu cột): Lựa chọn 1 trong các hòm thư email cá nhân đã thiết lập đồng bộ thành công của bạn (Ví dụ: hatrang@gmail.com).
Khu vực bên phải (Danh sách Email Loop): Được chia làm 2 Tab trạng thái.
Tab Tất Cả: Hiển thị toàn bộ các Chuỗi email bao gồm cả “Chưa gán đối tượng” và “Đã gán”.
Tab Đã Đối Tượng (Đã gắn liên kết): Bộ lọc chỉ hiển thị các Chuỗi Email đã bị gán vào một quy trình/phòng ban khác trên Mobio.
4.2. Nguyên tắc đồng bộ Dữ Liệu
Hệ thống Mobio tự động định kỳ quét Mailbox của user.
Thống kê lịch sử: Lần đầu tích hợp, máy chủ sẽ tự động quét đồng bộ lại toàn bộ email cũ trôi nổi trong vòng 5 ngày gần nhất.
Tại Tab “Tất cả”: Các Chuỗi Email chưa bị gán, hệ thống sẽ đẩy Email mới nhất lên trên cùng. Bạn có thể Click để Expand xem chi tiết từng email nhỏ trong một Loop hội thoại đó. Hành động bạn bấm xem Email ở đây đồng nghĩa với việc báo “Đã đọc” (Read) trên nền tảng hòm thư thật (như Gmail/Outlook).
5. Quy tắc vận hành
Đồng bộ Real-time: Hệ thống Mobio chạy bộ quét (Scanner) định kỳ thay vì dòng Real-time. Nếu bạn Xóa luồng mail thẳng tại Gmail, bạn có thể vẫn thấy Email đó nổi trên giao diện Mobio trong ít phút trước khi vòng quét tiếp theo dọn dẹp nó.
