Giới thiệu về Workflow

Workflow là một chuỗi các hoạt động được thực hiện theo một thứ tự cụ thể nhằm phục vụ mục tiêu tự động hóa tối đa quy trình vận hành của doanh nghiệp.

Tại Mobio, tính năng Workflow cho phép người dùng xây dựng, thiết lập các quy trình tự động trong việc phối hợp giữa các phòng ban từ đó giúp giảm thiểu thao tác thủ công, giảm thiểu thời gian và chi phí quản lý, điều phối công việc. Đối với các doanh nghiệp nói chung, đây chính tiền đề góp phần cải thiện năng suất của nhân viên và chất lượng dịch vụ cung cấp đến khách hàng.

Để truy cập vào Workflow, trên giao diện Mobio, chọn Automation → Workflow ở thanh menu bên tay trái.

Khái niệm cần lưu ý

Đối tượng Workflow

Là đối tượng mục tiêu mà Workflow nhắm đến. Flow vận hành được tạo sẽ xoay quanh đối tượng này.

Các đối tượng bao gồm:

• User: người sử dụng phần mềm.
• Mailbox: địa chỉ email cụ thể.

Hai đối tượng đang được phát triển: Profile, Tasks.

Thời điểm bắt đầu Workflow

Là thời điểm mà Workflow sẽ được áp dụng trong quy trình làm việc của doanh nghiệp, bao gồm:

• Phát sinh Event: áp dụng vào thời điểm bắt đầu khi Đối tượng phát sinh một hành động nào đó.
• Theo lịch trình: Áp dụng lặp lại định kì vào một thời gian cụ thể.

Kịch bản Workflow

Là sự sắp xếp và kết nối giữa các khối thành phần với nhau để tạo nên các quy trình phù hợp với mục tiêu/chiến lược của doanh nghiệp.

Khối thành phần trong kịch bản dành cho đối tượng User.

Các khối mặc định:

• Khối Phát sinh event: cấu hình các event phát sinh sẽ áp dụng cho Workflow.
• Khối Kích hoạt theo lịch trình: cấu hình chu kỳ thời gian phát sinh sẽ áp dụng cho Workflow.
• Khối Thỏa mãn bộ lọc: nhóm đối tượng mục tiêu của Workflow.

Nhóm hành động:

• Khối Chờ: thiết lập khoảng thời gian chờ trước khi xảy ra khối kế tiếp.
• Khối Tạo hành động: Tạo ticket, tạo công việc.
• Khối Thực hiện nhiệm vụ: bao gồm các tác vụ liên quan đến Cơ hội bán, đến Công việc và đến Ticket.

Nhóm Workflow:

• Khối Kiểm tra user tương tác với thông báo: các tương tác có thể kiểm tra: đã nhận, đã mở, đã bấm link.
• Khối Kiểm tra tiến độ của hành động: kiểm tra xem hành động được tạo ra trước đó có tiến độ thế nào, từ đó quyết định flow phía sau.
• Khối Tách nhánh theo điều kiện: kiểm tra các khả năng có thể xảy ra khi Workflow được tạo, đây là tiền đề để lựa chọn các thao tác tiếp theo tương ứng với mỗi khả năng.

Nhóm Giao tiếp nội bộ:

• Khối Gửi thông báo nội bộ: thông báo qua app nội bộ hoặc qua website.
• Khối Gửi e-mail nội bộ: thông báo qua email.

Khối thành phần trong kịch bản dành cho đối tượng Mailbox.

Các khối mặc định:

• Khối Phát sinh event: cấu hình các event phát sinh sẽ áp dụng cho Workflow.

Nhóm hành động:

• Khối Chờ: thiết lập khoảng thời gian chờ trước khi xảy ra khối kế tiếp.
• Khối Tạo hành động: Tạo ticket, tạo công việc.
• Khối Tạo bản ghi: tạo các mới CHB, Profile, Công ty khi phát sinh event.

Nhóm Workflow:

• Khối Tách nhánh theo điều kiện: kiểm tra các khả năng có thể xảy ra khi Workflow được tạo, đây là tiền đề để lựa chọn các thao tác tiếp theo tương ứng với mỗi khả năng.
• Khối Kiểm tra trạng thái phản hồi khách hàng: kiểm tra xem loop mail đã có nhân sự phản hồi hay chưa.
• Khối Kiểm tra tương tác giao tiếp nội bộ: các tương tác có thể kiểm tra: đã nhận email, đã mở email, đã bấm link.
• Khối Kiểm tra tiến độ của hành động: kiểm tra xem hành động được tạo ra trước đó có tiến độ thế nào, từ đó quyết định flow phía sau.

Nhóm Giao tiếp với khách hàng:

• Khối Phản hồi e-mail: tự động phản hồi email theo loop khi thỏa mãn các điều kiện được cấu hình trước đó.

Nhóm Giao tiếp nội bộ:

• Khối Chuyển tiếp e-mail: chuyển tiếp email được nhận cho user thuộc doanh nghiệp.
• Khối Gửi e-mail nội bộ: thông báo cho nội bộ qua email.