Giới thiệu về Workflow

Workflow là một tính năng nằm trong bộ giải pháp CRM, phục vụ cho các doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn (từ vài chục nhân sự đến hàng trăm, nghìn nhân sự), quy trình làm việc phức tạp, số lượng đầu việc trên một nhân sự nhiều. Những doanh nghiệp này thường gặp khó khăn trong bài toán quản lý và đo lường hiệu suất, chất lượng công việc trên quy mô lớn. Nếu doanh nghiệp bạn cũng đang đau đầu vì những vấn đề này, Workflow có thể là một tính năng hữu ích!

Không giống như các giải pháp BPM đồ sộ bao quát end-to-end quy trình vận hành cốt lõi của doanh nghiệp, hay các phần mềm lowcode/nocode flow automation có tính linh hoạt cao nhưng phức tạp và khó dùng – Workflow của Mobio tập trung vào các luồng công việc cụ thể của nghiệp vụ Sales và Service, đồng thời đảm bảo tính dễ sử dụng để phù hợp với nhiều đối tượng người dùng. Tính năng cho phép người dùng xây dựng một chuỗi các hoạt động được thực hiện theo một thứ tự cụ thể (một kịch bản) nhằm phục vụ cho 3 mục tiêu lớn sau:

(1) Chuẩn hóa quy trình & phối hợp

(2) Tự động hóa & giảm lỗi sai, lỗi thiếu của thao tác thủ công

(3) Nâng cao hiệu suất và hiệu quả công việc

Với các mục tiêu này, Workflow tập trung giải quyết các bài toán liên quan đến tối ưu quy trình phối hợp nội bộ, liên phòng ban, những công việc có tính chất lặp đi lặp lại trong nghiệp vụ Sales, Services. Bạn có thể tham khảo các Use Case thực tế được đề xuất và diễn giải cụ thể trong phần 3.

Để truy cập vào Workflow, trên giao diện Mobio, chọn Automation → Workflow ở thanh menu bên tay trái.

Khái niệm cần lưu ý

Đối tượng Workflow

Là đối tượng mục tiêu mà Workflow nhắm đến. Flow vận hành được tạo sẽ xoay quanh đối tượng này.

Các đối tượng bao gồm:

• User: người sử dụng phần mềm.
• Mailbox: địa chỉ email cụ thể.
• Task: công việc.
• Profile: khách hàng của doanh nghiệp.

Thời điểm bắt đầu Workflow

Là thời điểm mà Workflow sẽ được áp dụng trong quy trình làm việc của doanh nghiệp, bao gồm:

• Phát sinh Event: áp dụng vào thời điểm bắt đầu khi Đối tượng phát sinh một hành động nào đó.
• Theo lịch trình: Áp dụng lặp lại định kì vào một thời gian cụ thể.

Kịch bản Workflow

Là sự sắp xếp và kết nối giữa các khối thành phần với nhau để tạo nên các quy trình phù hợp với mục tiêu/chiến lược của doanh nghiệp.

Use Case

Use case #1: Gửi thông báo cho toàn thể cán bộ nhân viên qua Email/Noti (App Push/Web Push).

• Chính sách bán hàng mới
• Chính sách sản phẩm mới
• Chính sách khuyến mãi mới
• Chính sách KPI mới
• Hoạt động nội bộ thường niên, Team Building
• Thông báo ngày nghỉ, ngày lễ, khen thưởng
• Các thông báo nội bộ khác

Use case #2: Gửi thông báo cho nhân viên theo Team/Chi nhánh/PGD/CVùng miền cụ thể qua Email/Noti (App Push/Web Push).

• Thông báo về campaign sale áp dụng cho Team/Chi nhánh/PGD/Vùng
• Thông báo thay đổi chính sách commission/SLA áp dụng cho Team/Chi nhánh/PGD/Vùng
• Thông báo kết quả khen thưởng theo Team/PGD/Vùng

Use case #3: Vào đầu mỗi tháng, tạo task nhắc nhở CBBH chúc mừng sinh nhật các KH có sinh nhật trong tháng.

Use case #4: