Thiết lập Workflow với đối tượng là Nhân viên (User)
1. Tổng quan
Tính năng Workflow cho đối tượng User giúp tối ưu luồng phối hợp giữa các phòng ban, thay thế hoàn toàn việc phải kéo xuất báo cáo và gửi email đôn đốc thủ công hàng tháng. Luồng thông báo vận hành linh hoạt dựa trên sơ đồ tổ chức, tự động thích ứng ngay cả khi doanh nghiệp có biến động nhân sự.
Hướng dẫn cơ bản: Để tạo mới một Workflow, người dùng cần xem hướng dẫn chi tiết tại Thao tác chung để tạo kịch bản Workflow. Bài viết này chỉ tập trung vào cấu hình khối thành phần chuyên biệt cho User.
Gỡ nhân viên khỏi team: Chọn chức năng mà team phụ trách cần theo dõi và thời gian phát sinh.
Thay đổi thông tin nhân viên: Chọn thông tin thay đổi và thời gian phát sinh.
Thay đổi vai trò trong team: Chọn chức năng mà team phụ trách; vai trò mới và thời gian phát sinh..
Thêm thành viên vào team: Chọn chức năng mà team phụ trách cần theo dõi và thời gian phát sinh.
Cấu hình khối Thoả mãn bộ lọc
Chọn 1 trong 2 giá trị:
Tất cả User: Không cần cấu hình thêm điều kiện.
User thỏa mãn điều kiện được chọn: Cấu hình các bộ lọc theo đối tượng user.
Loại trừ: Loại bỏ các user không mong muốn khỏi danh sách lọc.
Cấu hình các khối khác
Nhóm hành động
Nhóm giao tiếp nội bộ:
Cấu hình Người nhận thông báo: Tại trường Người nhận, thay vì chọn đích danh một user, có thể chọn gửi tự động theo Sơ đồ tổ chức bằng cách chọn 1 trong các tuỳ chọn sau:
Quản lý trực tiếp: Hệ thống tự động dò tìm người quản lý sát cấp nhất của nhân viên.
Quản lý trên X cấp: Cho phép điền số “X” để hệ thống đẩy thông báo vượt cấp (VD: Quản lý trên 2 cấp).
Quản lý tùy chọn: Lựa chọn đích danh một cấp quản lý cụ thể thuộc cùng đơn vị với nhân viên đó.
Cá nhân hoá nội dung: Tại giao diện soạn thảo nội dung, click vào biểu tượng chèn cá nhân hóa.
Nhóm workflow:
Tách nhánh theo điều kiện
Kiểm tra tương tác giao tiếp nội bộ
Kiểm tra tiến độ nhiệm vụ
4. Use case & Quy tắc vận hành
Usecase
Nhắc nhở tiến độ cá nhân: Định kỳ kiểm tra và tự động gửi thông báo cho nhân viên chưa hoàn thành nhiệm vụ được giao/chưa đạt SLA.
Báo cáo cảnh báo cho Quản lý: Định kỳ tổng hợp và gửi email thông báo cho Quản lý về nhân sự chưa hoàn thành nhiệm vụ được giao/chưa đạt SLA.
Use case tích hợp: Khi nhân viên trễ KPI, chọn người nhận thông báo chính (To) là “Nhân viên thỏa mãn điều kiện” để đôn đốc trực tiếp. Đồng thời, cấu hình thêm (cc) tới “Quản lý của nhân viên” để cấp trên nắm thông tin mà không cần tạo 2 hành động gửi email tách biệt.
Quy tắc vận hành
Khi chạy workflow Báo cáo cảnh báo cho Quản lý, nếu user đi qua khối không quản lý bất kỳ nhân viên nào → workflow vẫn chạy, user vẫn nhận được thông điệp nhưng các trường thông tin cá nhân hóa liên quan đến cấp dưới sẽ không trả ra dữ liệu (bị trống).
