E-mail đang là kênh tương tác chủ đạo của các doanh nghiệp trong hầu hết nghiệp vụ vận hành. Doanh nghiệp dùng e-mail để trao đổi với cả khách hàng và nội bộ, mục đích của e-mail cũng đa dạng, từ giải quyết khiếu nại, đến bán hàng, đến truyền thông. Để tự động hóa các tác vụ phát sinh liên quan đến e-mail, Mobio đã xây dựng Workflow dành riêng cho đối tượng Mailbox.

Bạn cần cấu hình e-mail trước khi sử dụng tính năng này. Xem hướng dẫn tại đây:

Khối Phát sinh event

Thông tin chung:

• Tên khối: đặt tên cho khối

Chọn event (trigger): hệ thống đang hỗ trợ 3 event:

+ Gỡ kết nối e-mail: chọn thời gian phát sinh event.

+ Phát sinh e-mail mới:

Thông tin e-mail: địa chỉ e-mail mà bạn muốn tracking event phát sinh email mới.

Kiểu e-mail: to, cc hoặc bcc.

Tiêu đề e-mail: có nội dung hoặc không có nội dung được điền.

Thời gian phát sinh: thời gian trigger xảy ra.

+ Trạng thái e-mail thay đổi: trạng thái ở đây là kết nối hoặc mất kết nối.

Lưu ý: Ấn + Thêm thuộc tính để thêm các điều kiện cho trigger, ấn biểu tượng thùng rác để xóa những thuộc tính không dùng đến. Thuộc tính được bôi màu xám là thuộc tính mặc định, không thể xóa.

Khối Chờ

Khối chờ giúp bạn “trì hoãn” thực hiện hành động đến đúng thời điểm mình mong muốn.

Tên khối: chọn cho khối 1 cái tên để bạn dễ phân biệt khi có nhiều khối chờ trong cùng 1 Workflow.

Kiểu chờ:

• Chờ tới ngày cụ thể: dùng khi bạn đã biết chính xác thời điểm muốn chờ đến.

Chọn: Ngày và giờ cụ thể.

• Chờ một khoảng thời gian: dùng trong trường hợp muốn bắt đầu khối tiếp theo cách đúng một khoảng thời gian cố định.

Chọn: Ngày, giờ, phút cụ thể (khoảng thời gian).

• Chờ tới khi event xảy ra: dùng trong trường hợp phải phát sinh một sự kiện nào đó thì sự kiện tiếp theo mới được bắt đầu.

Chọn:

+ Điều kiện lọc: chọn event, tương tự như khối Phát sinh event.

+ Thời gian chờ: chọn ngày, giờ, phút cụ thể (khoảng thời gian).

+ Lựa chọn đưa đối tượng thoát luôn khỏi Workflow hoặc chuyển đến khối tiếp theo nếu trong thời gian cài đặt không phát sinh event.

Khối Tạo hành động/nhiệm vụ

Khối này cho phép bạn tự động giao việc cho những đối tượng cụ thể khi thỏa mãn các điều kiện của Workflow. Hiện hệ thống hỗ trợ tạo Ticket và tạo Công việc.

Thông tin chung:

• Tên khối: chọn cho khối 1 cái tên để bạn dễ phân biệt khi có nhiều khối tương tự trong cùng 1 Workflow.

Khối hành động:

• Tạo ticket: Nhập các thông tin ticket cần tạo, những trường có dấu * là trường bắt buộc.

• Tạo công việc: Nhập các thông tin của công việc cần tạo, những trường có dấu * là trường bắt buộc.

Lưu ý: Với option Phân về cho nhân viên cụ thể, bạn có thể chọn 3 theo 3 kiểu:

+ Nhân viên được chỉ định: Bạn tick chọn 1 nhân viên mong muốn phân ticket.

+ Quản lý của nhân viên: Quản lý team Ticket của nhân viên thỏa mãn điều kiện đầu vào sẽ được phân công ticket. Nếu trong team có nhiều hơn 1 quản lý, sẽ phân ticket cho quản lý có ít ticket nhất.

+ Nhân viên thỏa mãn điều kiện: Tất cả các nhân viên thỏa mãn điều kiện đầu vào sẽ được phân ticket.

Lưu ý: Với trường Người được giao, bạn có thể chọn 3 option:

+ Nhân viên thỏa mãn điều kiện: Tất cả các nhân viên thỏa mãn điều kiện đầu vào sẽ được giao công việc.

+ Quản lý của nhân viên: Quản lý team Sale của nhân viên thỏa mãn điều kiện đầu vào sẽ được giao công việc. Nếu trong team có nhiều hơn 1 quản lý, sẽ giao cho quản lý có ít công việc nhất.

+ Nhân viên cụ thể: Bạn tick chọn 1 nhân viên muốn phân công công việc.

Bạn có thể click dấu + để kết hợp nhiều hành động/nhiệm vụ trong cùng một khối.

Khối Tạo bản ghi

Đối tượng đầu vào là e-mail, nên để thu thập những dữ liệu liên quan đến e-mail này cho mục đích lưu trữ hoặc là tiền đề để nối luồng Workflow, bạn nên tạo bản ghi trước. Hiện hệ thống hỗ trợ tạo 3 loại bản ghi: Profile, Công ty, Cơ hội bán.

Thông tin chung:

• Tên khối: chọn cho khối 1 cái tên để bạn dễ phân biệt khi có nhiều khối tương tự trong cùng 1 Workflow.

Khối bản ghi:

• Tạo cơ hội bán:

+ Điền Tên Cơ hội bán: bắt buộc chèn thêm trường cá nhận hóa Thời gian tạo cơ hội bán tại đây.

+ Chọn Quy trình bán hàng phù hợp.

+ Chọn Trạng thái Cơ hội bán hàng.

+ Điền Tag phân loại công việc nếu có nhu cầu lọc hoặc phân công Cơ hội bán theo tag.

• Tạo Profile: hệ thống tự động tạo Profile theo địa chỉ e-mail và tên e-mail.

• Tạo Công ty: hệ thống tự động tạo Công ty theo địa chỉ e-mail và tên e-mail.

Khối Tách nhánh theo điều kiện

Khối cho phép bạn tách nhánh workflow theo những điều kiện nhất định để đa dạng hóa, chi tiết hóa flow của mình, phù hợp với từng đối tượng đầu vào.

Thông tin chung:

• Tên khối: chọn cho khối 1 cái tên để bạn dễ phân biệt khi có nhiều khối tương tự trong cùng 1 Workflow.

Điều kiện tách nhánh:

• Tên nhánh: chọn tên nhánh để phân biệt với các nhánh khác.
• Cấu hình điều kiện: Chọn + Thêm đối tượng cần kiểm tra. Hệ thống cho phép kiểm tra trên 3 đối tượng:

+ Mailbox: với đối tượng này, bạn có thể chọn các điều kiện lọc theo thông tin liên quan tới e-mail.

+ Profile: với đối tượng này, bạn có thể chọn các điều kiện lọc theo trường thông tin sẵn có của Profile (CDP).

+ Công ty: với đối tượng này, bạn có thể chọn điều kiện lọc theo các trường thông tin sẵn có của Công ty.

Trong cùng một nhóm kiểm tra:

+ Chọn + Thêm điều kiện để kết hợp nhiều điều kiện. Các điều kiện này có mối quan hệ là VÀ.

+ Chọn + Thêm đối tượng cần kiểm tra để kết hợp thêm điều kiện của đối tượng khác. Các đối tượng này có mối quan hệ là VÀ.

Trong cùng một nhánh, chọn + Thêm nhóm điều kiện để để kết hợp thêm các nhóm điều kiện khác. Các nhóm này có mối quan hệ là HOẶC. Tối đa mỗi nhánh có 10 nhóm điều kiện.

Trong cùng một khối, chọn + Thêm nhánh để chia tiếp các đối tượng đầu vào theo bộ điều kiện khác. Tối đa mỗi khối có 10 nhánh. Đối tượng đầu vào sẽ được kiểm tra điều kiện lần lượt từ nhánh 1 xuống nhánh n.

Các thao tác khác:

+ Sao chép nhánh/nhóm: chọn biểu tượng copy ở nhánh/nhóm muốn sao chép. Hệ thống tự động hiển thị nhánh/nhóm đã sao chép ở cuối cùng.

+ Xóa nhánh/nhóm/điều kiện: chọn biểu tượng thùng rác ở nhánh/nhóm/điều kiện muốn xóa.

Lưu ý: Nếu chỉ có 1 nhóm trong nhánh thì không cho phép xóa.

Khối Kiểm tra trạng thái phản hồi khách hàng

Hệ thống tự động kiểm tra xem e-mail thỏa mãn điều kiện đầu vào đã được phản hồi hay chưa.

Khối Kiểm tra tương tác giao tiếp nội bộ

Khối cho phép bạn kiểm tra xem thông báo gửi đến nội bộ ở các khối trước đó đã được các user nhận tương tác hay chưa, cũng như loại tương tác mà họ có. Từ đây bạn có thể nối luồng Workflow tương ứng với các tương tác.

Thông tin chung:

• Tên khối: chọn cho khối 1 cái tên để bạn dễ phân biệt khi có nhiều khối tương tự trong cùng 1 Workflow.

Kiểm tra điều kiện:

Hệ thống cho phép kiểm tra 3 loại tương tác:

• Đã nhận
• Đã mở
• Đã bấm link

Sau khi đã chọn tương tác muốn kiểm tra, bạn chọn thời gian kiểm tra điều kiện. Nếu trong thời gian này mà user không phát sinh bất kỳ tương tác nào, đối tượng sẽ đi vào nhánh không xảy ra.

Khối Kiểm tra tương tác với nhiệm vụ

Khối cho phép bạn kiểm tra xem nhiệm vụ được tạo trước đó đang có tiến độ đến đâu rồi. Từ đây bạn có thể nối luồng Workflow tương ứng với tiến độ của các nhiệm vụ.

Thông tin chung:

• Tên khối: chọn cho khối 1 cái tên để bạn dễ phân biệt khi có nhiều khối tương tự trong cùng 1 Workflow.

Hành động cần kiểm tra:

Chọn nhiệm vụ. Nhiệm vụ hiện ra ở đây là những nhiệm vụ đã được tạo ở các khối trước đó.

• Với Công việc: chọn trạng thái xử lý Công việc cần kiểm tra.
• Với Ticket: chọn trạng thái xử lý Ticket cần kiểm tra.

Khối Phản hồi e-mail

Tự động phản hồi e-mail thỏa mãn điều kiện phát sinh đầu vào. Hệ thống mặc định sử dụng địa chỉ e-mail phát sinh event để làm địa chỉ gửi phản hồi.

Ví dụ: Bạn tạo luồng Workflow với điều kiện đầu vào là phát sinh e-mail mới gửi đến địa chỉ support@mobio.io. Sau đó kéo khối Phản hồi e-mail vào.

→ Địa chỉ abc@gmail.com gửi e-mail đến support@mobio.io, hệ thống sẽ tự động dùng mail support@mobio.io để gửi phản hồi lại cho abc@gmail.com.

Thông tin chung:

• Tên khối: chọn cho khối 1 cái tên để bạn dễ phân biệt khi có nhiều khối tương tự trong cùng 1 Workflow.

E-mail theo dõi thông tin: cấu hình địa chỉ mail được cc hoặc bcc.

Nội dung e-mail: điền nội dung và chỉnh sửa format theo nhu cầu.

Khối Chuyển tiếp e-mail

Chuyển tiếp e-mail nhận được (thỏa mãn điều kiện phát sinh event) sang 1 hoặc nhiều e-mail bất kỳ.

Thông tin chung:

• Tên khối: chọn cho khối 1 cái tên để bạn dễ phân biệt khi có nhiều khối tương tự trong cùng 1 Workflow.

Email nhận thông tin: Chọn e-mail của Profile Owner hoặc một Nhân viên cụ thể. Ấn Cc hoặc Bcc để thêm địa chỉ nhận.

Nội dung e-mail: điền nội dung và chỉnh sửa format theo nhu cầu.

Khối Gửi e-mail nội bộ

Tự động gửi 1 e-mail cụ thể đến cho các đối tượng được cấu hình trong khối.

Thông tin chung:

• Tên khối: chọn cho khối 1 cái tên để bạn dễ phân biệt khi có nhiều khối tương tự trong cùng 1 Workflow.

• Nhập Tiêu đề e-mail.

Email gửi thông báo:

• Là e-mail phát sinh event
• Hoặc Là e-mail có domain bất kỳ:

+ Tên miền gửi e-mail

+ Tên người gửi

+ E-mail người gửi

+ E-mail nhận phản hồi

E-mail nhận thông báo: Chọn e-mail của Profile Owner hoặc một Nhân viên cụ thể. Ấn Cc hoặc Bcc để thêm địa chỉ nhận.

Nội dung e-mail: điền nội dung và chỉnh sửa format theo nhu cầu.