Định nghĩa: Đây là tính năng cho phép Quản trị viên (Admin) thiết lập các yêu cầu về dữ liệu (trường thông tin, ghi chú, công việc hoặc form) mà nhân viên Sales bắt buộc phải hoàn thành trước khi chuyển một Cơ hội bán sang bước tiếp theo trong quy trình.
Giá trị cốt lõi:
Chuẩn hóa dữ liệu: Đảm bảo không bỏ sót các thông tin quan trọng (ví dụ: lý do thất bại, giá trị hợp đồng) trong suốt phễu bán hàng.
Nâng cao kỷ luật vận hành: Tạo ra một quy trình chặt chẽ, giúp dữ liệu đổ về báo cáo luôn đầy đủ và chính xác.
Tự động hóa nhắc nhở: Giảm thiểu việc rà soát thủ công nhờ hệ thống cảnh báo tức thì khi thiếu thông tin.
Đối tượng sử dụng: Admin hệ thống, Quản lý Sales (Sales Manager).
2. Điều kiện tiên quyết
Phân quyền: Người dùng cần có quyền truy cập vào mục Cài đặt doanh nghiệp.
Dữ liệu đầu vào: Đã khởi tạo ít nhất một Quy trình bán hàng trên hệ thống Smart CRM.
3. Các bước thực hiện
Bước 1: Truy cập cấu hình
Tại màn hình Cài đặt doanh nghiệp, lựa chọn Vận hành Smart CRM -> Sales -> Quy trình bán hàng -> Chọn tab Cấu hình khi chuyển trạng thái.
Hệ thống hiển thị danh sách các quy trình bán hàng hiện có.
Bước 2: Lựa chọn quy trình ứng dụng
Chọn quy trình bán hàng cụ thể mà bạn muốn thiết lập điều kiện ràng buộc.
Bước 3: Thiết lập điều kiện cho từng giai đoạn
Tại mỗi bước trong quy trình (ví dụ: Thẩm định tài sản, Duyệt hồ sơ…), nhấn nút Cài đặt để thêm các yêu cầu bắt buộc.
Lưu ý: Nếu bước đó đã có cấu hình, nút sẽ hiển thị là Xem chi tiết -> Chọn Sửa để thay đổi.
Bước 4: Kích hoạt và lựa chọn loại thông tin
Bật công tắc kích hoạt cho các loại thông tin bạn muốn yêu cầu:
Yêu cầu nhập trường thông tin: Chọn các trường dữ liệu cụ thể (như Campaign, Giá trị cơ hội…) và tích chọn ô Bắt buộc.
Yêu cầu nhập ghi chú: Lựa chọn kiểu ghi chú bắt buộc (ví dụ: Ghi chú cuộc gọi).
Yêu cầu nhập công việc: Lựa chọn loại công việc cần hoàn thành.
Yêu cầu nhập form: Lựa chọn loại form và trạng thái form cần đạt được.
Sau khi cấu hình, nếu user chuyển bước mà chưa điền thông tin yêu cầu, hệ thống sẽ hiển thị popup nhắc nhở như ảnh dưới:
4. Tình huống thực tế
Ngành Tài chính – Ngân hàng: Trong quy trình “Duyệt vay thế chấp”, Admin cấu hình tại bước “Thất bại”: Yêu cầu Sales bắt buộc phải nhập trường thông tin “Lý do chốt đơn thất bại” và “Mã cấp quản lý”. Điều này giúp bộ phận phân tích dữ liệu hiểu rõ nguyên nhân khách hàng từ chối để tối ưu sản phẩm.
Ngành Bán lẻ: Khi chuyển từ bước “Báo giá” sang “Chốt đơn”, hệ thống yêu cầu nhân viên phải đính kèm “Ghi chú cuộc gọi xác nhận” để đảm bảo tính minh bạch của đơn hàng.
5. Các câu hỏi thường gặp (FAQ)
Hỏi: Tôi có thể yêu cầu nhân viên nhập cùng lúc nhiều loại thông tin (vừa trường dữ liệu, vừa ghi chú) khi chuyển trạng thái không?
Trả lời: Hoàn toàn được. Hệ thống cho phép bạn kích hoạt đồng thời nhiều loại cấu hình như: Trường thông tin, Ghi chú, Công việc và Form trong cùng một bước chuyển để đảm bảo dữ liệu được thu thập đầy đủ nhất.
Hỏi: Nếu tôi đã thiết lập cấu hình nhưng nhân viên vẫn chuyển bước mà không điền thông tin thì hệ thống xử lý thế nào?
Trả lời: Hệ thống sẽ chặn hành động chuyển bước và hiển thị một thông báo (popup) nhắc nhở. Nhân viên bắt buộc phải nhập các thông tin được đánh dấu là “Bắt buộc” thì nút Lưu mới có hiệu lực để hoàn tất việc chuyển trạng thái.
Hỏi: Tôi có cần phải thiết lập lại cấu hình từ đầu cho từng quy trình bán hàng khác nhau không?
Trả lời: Không nhất thiết. Để tiết kiệm thời gian, bạn có thể sử dụng tính năng “Sao chép từ quy trình khác” có sẵn trong giao diện cài đặt. Tính năng này cho phép bạn kế thừa các thiết lập đã có từ một quy trình chuẩn sang quy trình mới một cách nhanh chóng.
