Hướng dẫn cơ bản: Để tạo mới một Workflow, người dùng cần xem hướng dẫn chi tiết tại Thao tác chung để tạo kịch bản Workflow. Bài viết này chỉ tập trung vào cấu hình khối thành phần chuyên biệt cho Hộp thư.
Phát sinh email: Chọn Thông tin email, Kiểu email (To, Cc, Bcc), Tên email, Thời gian phát sinh
Trạng thái email thay đổi: Chọn Trạng thái email (đang kết nối, mất kết nối), Thời gian thay đổi.
Cấu hình các khối khác
Nhóm hành động
Tạo bản ghi
Tạo Profile: Họ và tên = Tên email gửi đến; Email = Email gửi đến
Tạo Công ty: Tên công ty = Tên email gửi đến; Email công ty = Email gửi đến
Nhóm giao tiếp: Nội bộ/ Khách hàng
Nhóm workflow:
Tách nhánh theo điều kiện
Kiểm tra thông tin Hộp thư
Domain email gửi đến
Email đã tồn tại trên hệ thống: Email gửi đến đã tồn tại ở Profile/ Công ty/ Nhân viên
Email gửi đến: có chứa từ khoá nhất định
Thời gian phản hồi email
Thời gian phát sinh email đến
Tiêu đề email gửi đến: có chứa từ khoá nhất định
Kiểm tra tương tác giao tiếp nội bộ
Kiểm tra tiến độ nhiệm vụ
Kiểm tra trạng thái phản hồi khách hàng
4. Use case & Quy tắc vận hành
Usecase
Tự động phản hồi ticket: Khách gửi email tới hòm thư CSKH → hệ thống tự động tạo Ticket và gửi e-mail tự động phản hồi khách hàng: “Mobio đã nhận được yêu cầu hỗ trợ và mã Ticket của bạn là…”
Tự động giao việc: Khách gửi email tới hòm thư Sales, tự động tạo công việc gọi điện cho khách hàng cho bộ phận Sales trong vòng 24h. Sau khi Sales gọi điện, tự động tạo Cơ hội bán.
Quy tắc vận hành
Giới hạn đính kèm File: Khi cấu hình nội dung trong khối Phản hồi e-mail hoặc Gửi e-mail nội bộ, nếu cần đính kèm file, cần tuân thủ giới hạn dung lượng sau để tránh lỗi lưu hệ thống:
Định dạng ảnh (jpg, jpeg, png): Dung lượng tối đa 2MB/file.
Định dạng tài liệu (doc, docx, pdf, ppt…): Dung lượng tối đa 10MB/file.
