1. Tổng quan

• Định nghĩa: Đây là tính năng cho phép hệ thống tự động điều phối các Cơ hội bán đến đúng đội ngũ hoặc cá nhân phù hợp dựa trên các kịch bản có sẵn.
• Lợi ích & Giá trị:
  • Tăng tốc độ phản hồi: Đảm bảo mọi khách hàng đều được chăm sóc ngay lập tức, không bị bỏ sót.
  • Tối ưu nguồn lực: Phân bổ công việc công bằng và đúng chuyên môn của từng nhân viên/nhóm.
  • Vận hành tự động: Giảm thiểu thao tác thủ công cho người quản lý.
• Đối tượng sử dụng: Quản lý Sales, Admin hệ thống, Trưởng bộ phận vận hành.

2. Điều kiện tiên quyết

• Phân quyền: Tài khoản có quyền truy cập vào mục Cài đặt doanh nghiệp.
• Dữ liệu đầu vào: Đã thiết lập sẵn các Quy trình bán hàng trên hệ thống.

3. Các bước thực hiện

3.1. Tạo luật tự động phân công

• Bước 1: Truy cập Cài đặt doanh nghiệp -> Chọn Sales -> Chọn Phân công xử lý CHB -> Chọn tab Luật phân công.

• Bước 2: Lựa chọn quy trình bán hàng bạn muốn cấu hình (Ví dụ: Quy trình vay thế chấp, Quy trình thẻ tín dụng…).
• Bước 3: Xây dựng kịch bản phân công theo sơ đồ cây với các khối chức năng:
  • Kiểm tra điều kiện: Lọc cơ hội bán dựa trên các tiêu chí cụ thể.
  • Chuyển đến hàng chờ: Đưa vào danh sách đợi nếu chưa có nhân viên tiếp nhận.
  • Luật phân công đến Team/Thành viên: Chỉ định đích danh nhóm hoặc cá nhân xử lý.
• Bước 4: Nhấn Áp dụng để kích hoạt luật.

Mẹo nhỏ: Bạn có thể bật/tắt nhanh trạng thái hoạt động của luật ngay tại danh sách quy trình để linh hoạt điều chỉnh theo tình hình nhân sự thực tế.

3.2. Sửa, xoá luật tự động phân công theo quy trình bán hàng

• Bước 1: Lựa chọn quy trình bán hàng muốn sửa/xoá luật phân công.
• Bước 2: Chọn biểu tượng dấu ba chấm:
  • Biểu tượng bút chì để sửa luật.
  • Biểu tượng thùng rác để xoá luật.

3.3. Cài đặt Cấu hình khác

Hiện tại người dùng có thể cấu hình luật tự động phân công đơn hàng theo 2 quy tắc sau:

• Cấu hình mặc định phân công Cơ hội bán khi không xác định được nhân viên phù hợp.
• Cấu hình thông báo khi nhiều Cơ hội bán chưa được phân công.

4. Tình huống thực tế

• Ngành Ngân hàng: Khi có khách hàng đăng ký “Vay thế chấp trên 1 tỷ”, hệ thống tự động kiểm tra điều kiện và phân thẳng về “Team Chuyên gia vay vốn” thay vì các nhân viên tư vấn thẻ thông thường.
• Ngành Bán lẻ (Retail): Với quy trình “Bán mỹ phẩm skincare”, hệ thống có thể phân bổ xoay vòng cho các nhân viên đang online để đảm bảo tốc độ chat với khách hàng là nhanh nhất.

5. Các câu hỏi thường gặp (FAQ)

Hỏi: Điều gì xảy ra nếu một Cơ hội bán không thỏa mãn bất kỳ điều kiện nào trong các Luật đã thiết lập?

• Trong trường hợp Cơ hội bán không khớp với các điều kiện lọc trong sơ đồ cây, hệ thống sẽ xử lý theo cấu hình tại mục Cấu hình khác. Tại đây, bạn có thể thiết lập Cấu hình mặc định để chỉ định một nhân viên hoặc đội ngũ dự phòng tiếp nhận các Cơ hội bán “ngoại lệ” này, đảm bảo không có khách hàng nào bị bỏ sót trong phễu bán hàng.

Hỏi: Tôi có thể tạm dừng một Luật phân công mà không cần xóa nó đi không?

• Có. Hệ thống cung cấp nút gạt “Áp dụng luật” ngay tại danh sách các quy trình bán hàng. Khi bạn muốn thay đổi nhân sự hoặc bảo trì quy trình, bạn chỉ cần gạt nút này sang trạng thái tắt để tạm dừng việc tự động phân công. Khi sẵn sàng, bạn có thể bật lại để kích hoạt các kịch bản đã cấu hình trước đó mà không cần thiết lập lại từ đầu.

6. Bước tiếp theo

• Cấu hình phạm vi phụ trách của team và nhân viên