Lưu ý: Một số tính năng được đề cập trong bài viết này có thể bị giới hạn hoặc không khả dụng tùy theo gói sản phẩm mà doanh nghiệp đang đăng ký. Vui lòng kiểm tra Bảng giá và so sánh các gói trước khi cấu hình để xác nhận các tính năng phù hợp với gói hiện tại của bạn.
Chào mừng bạn đến với Smart CRM dành cho đội ngũ kinh doanh!
Để đội ngũ Sales có thể bắt đầu tiếp nhận và chăm sóc Cơ hội bán (Lead/Deal) một cách bài bản, doanh nghiệp cần hoàn tất một số cài đặt nền tảng trước. Bài viết này là bản đồ định hướng giúp Admin nắm rõ toàn bộ lộ trình, hiểu ý nghĩa từng bước và biết chính xác cần truy cập vào đâu để thực hiện.
Lộ trình thiết lập
Bước 1: Hoàn tất Thiết lập chung (Dành cho tất cả các nghiệp vụ)
Đây là nhóm cài đặt bắt buộc và thực hiện trước tiên, áp dụng chung cho mọi người dùng dù thuộc nghiệp vụ nào. Bước này bao gồm:
- Cấu hình thông tin doanh nghiệp: Khai báo tên, logo, múi giờ hoạt động.
- Quản lý cơ cấu tổ chức: Tạo các đơn vị/Phòng ban phản ánh đúng sơ đồ tổ chức thực tế (theo khu vực, chi nhánh, ngành hàng…).
- Phân quyền quản trị (RBAC/ABAC): Tạo tài khoản người dùng và thiết lập nhóm quyền chặt chẽ, đảm bảo nhân viên Sales chỉ truy cập được dữ liệu khách hàng trong phạm vi được phân công.
- Cài đặt cá nhân (cho từng nhân viên): Kết nối Work Email, Calendar cá nhân để ghi nhận lịch hẹn và lịch sử liên lạc với khách hàng.
Truy cập hướng dẫn đầy đủ tại: Thiết lập cơ bản
Bước 2: Cài đặt dữ liệu (Ghi nhận & xử lý dữ liệu CDP) (Dùng chung cho tất cả nghiệp vụ)
CDP (Customer Data Platform) là lõi dữ liệu trung tâm của toàn bộ hệ thống Mobio. Trước khi vận hành bất kỳ nghiệp vụ nào, đội ngũ kỹ thuật/Admin cần cấu hình để hệ thống biết:
- Dữ liệu khách hàng đến từ đâu và được đồng bộ như thế nào.
- Những trường thông tin nào là quan trọng, cần lưu và hiển thị.
- Cách hệ thống nhận diện và hợp nhất các profile trùng lặp.
Các nhóm cài đặt chính:
- Tạo & quản lý Tag: Định nghĩa các nhãn hành vi (Tag hành vi) và nhãn phân loại công việc để lọc và phân khúc khách hàng chính xác.
- Tạo & quản lý trường tùy biến & event: Mở rộng các trường dữ liệu mặc định và định nghĩa các sự kiện (event) cần theo dõi phù hợp với đặc thù của ngành của doanh nghiệp.
- Cấu hình đồng bộ dữ liệu: Thiết lập quy tắc đồng bộ Profile, quy tắc định danh (Identity Rules) để hợp nhất dữ liệu đa nguồn về cùng một hồ sơ khách hàng duy nhất.
- Tích hợp dữ liệu qua Data Flow: Kết nối và đẩy dữ liệu từ các hệ thống bên ngoài (CRM, POS, Database, API…) vào Mobio một cách tự động và liên tục.
Truy cập hướng dẫn đầy đủ tại: Ghi nhận & xử lý dữ liệu (CDP)
Bước 3: Cấu hình nghiệp vụ Sales
Sau khi hoàn tất Thiết lập chung, tiếp tục cấu hình riêng cho phân hệ Sales. Bộ cài đặt này xác định cách hệ thống phân bổ Cơ hội bán và định hình quy trình chốt sale của doanh nghiệp:
2a. Cấu hình thời gian làm việc
Xác định khung giờ nhân viên Sales hoạt động. Đây là cơ sở để hệ thống chỉ phân công cơ hội bán vào đúng giờ làm việc, tránh phân bổ cho nhân viên đang ngoài ca.
2b. Phân công xử lý Cơ hội bán (Lead Distribution)
Thiết lập các quy tắc để hệ thống tự động phân bổ Lead đến đúng người:
- Luật tự động phân công: Chia đều (Round-robin) hoặc chia theo trọng số, tự động thu hồi nếu Sales không xử lý đúng hạn.
- Phạm vi phụ trách của team & nhân viên: Giới hạn khu vực địa lý hoặc dòng sản phẩm mỗi người được nhận.
- Gắn tag phân loại: Hệ thống tự động gán nhãn theo nguồn hoặc tính chất của từng cơ hội bán.
2c. Quy trình bán hàng (Sales Pipeline)
Chuẩn hóa các giai đoạn bán hàng để nhân viên có lộ trình rõ ràng và cấp quản lý nhìn thấy được dòng chảy doanh thu:
- Thiết lập quy trình bán hàng: Định nghĩa các bước từ Tiếp cận → Báo giá → Thương lượng → Ký hợp đồng.
- Tự động hóa quy trình bán hàng: Thiết lập các hành động tự động khi cơ hội bán chuyển giai đoạn.
- Cấu hình khi chuyển trạng thái: Quy định điều kiện hoặc dữ liệu bắt buộc khi chuyển sang bước tiếp theo.
2d. Cấu hình SLA
Xác định cam kết thời gian xử lý cho từng loại cơ hội bán, giúp quản lý theo dõi và đảm bảo không có Lead nào bị bỏ quên.
Truy cập hướng dẫn đầy đủ tại: Cấu hình Sales
Bước 3: Kích hoạt Công việc, Hộp thư & Workflow (Dùng chung cho cả Sales và Services)
Đây là nhóm tính năng nền tảng, dùng chung giúp cả hai nghiệp vụ Sales và Services tối ưu hóa quy trình làm việc nội bộ:
- Công việc (Task): Tạo và giao các nhắc nhở lịch hẹn, lịch gọi lại hoặc các đầu việc theo dõi khách hàng cho từng Sales.
- Hộp thư: Gửi báo giá, tài liệu, hợp đồng qua email trực tiếp từ hồ sơ cơ hội bán; theo dõi được trạng thái email (đã mở/chưa mở).
- Workflow: Tự động hóa các thao tác lặp lại – ví dụ: tạo Task nhắc nhở khi có Cơ hội bán mới được phân công, hoặc tự động gửi Email cảm ơn sau khi hợp đồng ký kết thành công.
Truy cập hướng dẫn đầy đủ tại:
Hoàn thành lộ trình này, đội ngũ Sales có thể tập trung toàn lực vào việc duy nhất quan trọng nhất: chăm sóc khách hàng và chốt deal hiệu quả.