1. Định nghĩa

Xác thực voucher là quy trình kiểm tra tính hợp lệ của mã voucher và áp dụng nó vào hóa đơn thanh toán của khách hàng. Việc xác thực giúp doanh nghiệp kiểm soát việc sử dụng voucher, tránh gian lận và đồng thời ghi nhận doanh thu, hiệu quả của các chương trình khuyến mãi.

2. Giải thích Thuật ngữ & Thông số

• Xác thực từng mã: Quy trình kiểm tra và áp dụng voucher cho từng khách hàng trực tiếp tại quầy thanh toán.
• Xác thực theo file: Quy trình tải lên danh sách nhiều mã voucher đã được sử dụng, thường dùng cho mục đích đối soát dữ liệu từ hệ thống bán hàng offline hoặc bên thứ ba.
• Thông tin hóa đơn: Các dữ liệu bắt buộc để gắn voucher với một giao dịch thực tế, bao gồm: Giá trị hóa đơn, Số hóa đơn, Phương thức thanh toán.

3. Điều kiện tiên quyết (Prerequisite)

• Bài viết trước:
  • Quản lý Chương trình Voucher
  • Quản lý Kho mã thẻ thành viên, Kho mã voucher
• Phân quyền: Tài khoản Mobio phải được cấp quyền RBAC nhánh Activation CDP (Xem hướng dẫn thiết lập quyền RBAC tại đây):
  • Voucher (Quản lý Voucher).

4. Quy trình thực hiện

A. Xác thực từng mã trực tiếp

• Bước 1: Truy cập menu Loyalty > Xác thực voucher.
• Bước 2: Tại tab Xác thực từng mã, điền thông tin vào phần Thông tin chung:
  • Chọn chi nhánh đang thực hiện giao dịch (bắt buộc).
  • Nhập mã voucher do khách hàng cung cấp.
• Bước 3: Điền chi tiết vào phần Thông tin hóa đơn:
  • Nhập giá trị hóa đơn (bắt buộc).
  • Nhập số hóa đơn (từ hệ thống POS).
  • Chọn Phương thức thanh toán (Tiền mặt, Chuyển khoản…).
  • Nhập ghi chú khác (nếu có).
• Bước 4: Nhấn nút Xác thực. Hệ thống sẽ phản hồi kết quả ngay lập tức.

B. Xác thực theo file (Xử lý hàng loạt)

• Bước 1: Tại màn hình Xác thực voucher, chuyển sang tab Xác thực theo file.
• Bước 2: Nhấn nút Mẫu file mã voucher để tải file Excel định dạng chuẩn về máy tính.
• Bước 3: Nhập danh sách mã voucher và các thông tin hóa đơn tương ứng vào file Excel.
• Bước 4: Kéo thả file đã chuẩn bị vào vùng tải lên hoặc nhấn Chọn file.
• Bước 5: Nhấn nút Xác thực để hệ thống xử lý toàn bộ danh sách mã trong file.

5. Quy tắc vận hành

• Tính duy nhất: Mỗi mã voucher chỉ được xác thực thành công 01 lần duy nhất.
• Thời hạn: Voucher chỉ có thể được xác thực nếu thời gian hiện tại nằm trong khoảng thời gian bắt đầu/kết thúc của chương trình đã cấu hình.
• Báo cáo: Sau khi xác thực, dữ liệu sẽ được cập nhật vào báo cáo voucher để quản lý có thể theo dõi hiệu quả của chiến dịch.

6. Các câu hỏi thường gặp (FAQ)

• Hỏi: Tại sao tôi nhập đúng mã voucher nhưng hệ thống báo “Mã không hợp lệ”?
  • Trả lời: Bạn hãy kiểm tra lại trạng thái của mã trong kho (đã phát hành chưa?), thời hạn sử dụng của voucher, và quan trọng nhất là chi nhánh bạn đang chọn có nằm trong danh sách “Địa điểm áp dụng” của chương trình voucher đó hay không.

7. Bước tiếp theo

Sau khi hoàn tất quy trình bán hàng và xác thực voucher, bạn có thể thực hiện Đánh giá sau giao dịch & Tặng điểm để tăng cường tương tác với khách hàng, hoặc theo dõi báo cáo voucher.