User (nhân sự của doanh nghiệp) là đối tượng đang sử dụng phần mềm Mobio để vận hành hàng ngày. Vì Mobio là nền tảng giải pháp All-in-one, cung cấp các bộ công cụ để những phòng ban chính của một doanh nghiệp như Marketing, Sales, Chăm sóc khách hàng cùng nhau vận hành chỉ trên một nền tảng, nên đối tượng user có thể là nhân sự của bất cứ phòng ban nào trong những phòng ban kể trên.

Vậy, làm thế nào để tối ưu quy trình phối hợp làm việc giữa các phòng ban, tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, từ đó tăng năng suất lao động và hiệu quả công việc luôn là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp đang đau đầu. Bộ tính năng Workflow chính là giải pháp cho các vấn đề đó.

Để tạo mới một Workflow với đối tượng này, bạn xem hướng dẫn chi tiết tại Thao tác chung để tạo kịch bản Workflow – MOBIO. Bài viết này tập trung vào việc mô tả cách cấu hình các khối thành phần nhằm xây dựng một Workflow hoàn chỉnh.

Khối Phát sinh event

Nếu bạn chọn thời điểm bắt đầu của Workflow là Phát sinh event, ở trang Kịch bản Workflow, hệ thống sẽ hiển thị mặc định hai khối: Phát sinh event và Thoát. Khối Phát sinh event là khối đầu tiên của Workflow, quyết định đối tượng mục tiêu mà Workflow này sẽ nhắm tới.

Click đúp vào khối để cấu hình. Những mục có dấu sao là thông tin bắt buộc.

Thông tin chung.

• Tên khối: đặt tên theo đối tượng mục tiêu của bạn.

Ví dụ: “Phòng Chăm sóc khách hàng Phú Quốc”, “Nhân viên kinh doanh khu vực miền Bắc”,…

Event (trigger). Hệ thống hiện tại hỗ trợ 5 event.

Lưu ý:

+ Sau khi chọn event, hệ thống hiển thị các thuộc tính đi kèm. Với event có nhiều hơn 1 thuộc tính, ấn + Thêm thuộc tính để hiển thị thêm, ấn biểu tượng thùng rác để xóa bớt đi.

+ Bạn có thể kết hợp nhiều event trong khối bằng cách chọn + Thêm event. Các event sẽ được kết hợp trên điều kiện VÀ.

• Event Gỡ nhân viên khỏi team: dùng trong trường hợp nhân viên chuyển sang phòng ban khác, bộ phận khác hoặc dừng công tác (nghỉ việc), tương đương với việc gỡ nhân viên khỏi team.

Chọn thuộc tính: Thời gian thay đổi: là thời gian phát sinh event.

• Event Thay đổi thông tin nhân viên: dùng trong trường hợp nhân viên phát sinh bất cứ thay đổi nào liên quan đến các thông tin cá nhân như email, SĐT, phòng ban, chức danh…

Chọn thuộc tính:

+ Trường thông tin nhân viên: trường phát sinh thay đổi.

+ Thời gian thay đổi: thời gian phát sinh event.

• Event Thay đổi vai trò trong team: dùng trong trường hợp nhân viên thay đổi vai trò trong team (ví dụ như được thăng chức lên quản lý team).

Chọn thuộc tính:

+ Vai trò trong team được thay đổi thành: lựa chọn vai trò muốn trigger.

+ Thời gian thay đổi: thời gian phát sinh event.

• Event Thêm nhân viên vào team: dùng trong trường hợp phòng ban có nhân sự mới.

Chọn thuộc tính: Thời gian thay đổi: là thời gian phát sinh event.

• Event Trạng thái của nhân viên thay đổi: có 2 trạng thái: Đang làm việc hoặc Đã nghỉ việc (khi tài khoản bị xóa khỏi hệ thống). Tùy mục đích của workflow để chọn trạng thái tương ứng.

Chọn thuộc tính:

+ Trạng thái nhân viên thay đổi thành: lựa chọn trạng thái muốn thay đổi.

+ Thời gian thay đổi: thời gian phát sinh event.

Cài đặt khác: Lặp lại Workflow. Nếu không bật chế độ này, User đã vào Workflow và đi đến khối Thoát, sẽ không quay lại Workflow này nữa kể cả có thỏa mãn điều kiện phát sinh event. Nếu bật, Workflow sẽ được lặp lại với User khi thỏa mãn 1 trong 4 điều kiện bạn chọn:

• User đã thoát khỏi Workflow: User đã đi qua khối Thoát.

• User đã thoát khỏi Workflow được một khoảng thời gian: User đi qua khối Thoát được một khoảng thời gian mà bạn cài đặt.

• User đã thoát khỏi Workflow, và thời điểm thỏa mãn khối Phát sinh event lần này cách lần trước tối thiểu một khoảng thời gian: User đã đi qua khối Thoát, và lần phát sinh event sau khi thoát Workflow phải cách lần phát sinh event trước một khoảng thời gian mà bạn cài đặt

• User đã thoát khỏi Workflow hoặc chưa thoát,, nhưng thời điểm thỏa mãn khối Phát sinh event lần này cách lần trước tối thiểu một khoảng thời gian: không quan trọng User đã thoát Workflow hay chưa, chỉ cần User phát sinh event thì đều vào lại Workflow, nhưng event phát sinh sau phải cách event phát sinh trước một khoảng thời gian mà bạn cài đặt.

Khối Kích hoạt theo lịch trình

Nếu bạn chọn thời điểm bắt đầu Workflow là theo lịch trình, khối Kích hoạt theo lịch trình sẽ là khối đầu tiên mặc định hiển thị.

• Tên khối: đặt tên cho khối.

• Kích hoạt Theo lịch trình: chọn 1 lịch trình cụ thể để bắt đầu kích hoạt Workflow.

+ Hàng ngày

+ Hàng tuần: bạn chọn ngày cụ thể trong tuần muốn chạy, có thể chọn nhiều ngày cùng lúc.

+ Hàng tháng: chọn 1 ngày cụ thể trong tháng để kích hoạt Workflow hoặc chọn ngày linh hoạt bao gồm 2 option: Ngày đầu tiên hoặc Ngày cuối cùng của tháng.

+ Hàng năm: chọn tháng, ngày cụ thể muốn kích hoạt.

Chọn thời gian kích hoạt. Ví dụ ở đây bạn chọn 09:00, lịch trình hàng ngày → mỗi ngày đúng 9h sáng hệ thống sẽ kích hoạt Workflow chạy.

• Lặp lại theo lịch trình: mặc định được bật.

Khối Thỏa mãn bộ lọc

Khối giúp bạn lựa chọn đối tượng mục tiêu của Workflow với cách bắt đầu là Kích hoạt theo lịch trình.

Tên khối: đặt tên cho khối.

Lựa chọn đối tượng mục tiêu:

• Tất cả User: tất cả user có tài khoản trên hệ thống đều được áp dụng Workflow này.
• User thỏa mãn điều kiện được chọn: lọc User theo thông tin tài khoản hoặc thông tin nhân sự. Ví dụ bạn muốn Workflow này chỉ áp dụng cho User nhân viên phòng CSKH, bạn chọn chức danh tương ứng.

Lưu ý: Mỗi doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức khác nhau, nên cách phân bổ/cấu hình thông tin nhân sự cũng sẽ có những điểm khác biệt. Ví dụ trên chỉ mang tính minh họa.

Để kết hợp thêm nhiều điều kiện trong 1 nhóm điều kiện, bạn chọn + Thêm điều kiện. Các điều kiện này sẽ có mối quan hệ là VÀ.

Để kết hợp thêm nhiều nhóm điều kiện (nhiều loại đối tượng mục tiêu) trong khối, chọn + Thêm nhóm điều kiện.

Các nhóm điều kiện có thể có mối quan hệ VÀ hoặc HOẶC tùy bạn lựa chọn.

Chọn biểu tượng thùng rác để bỏ bớt điều kiện hoặc nhóm điều kiện.

• Loại trừ: thường được dùng để loại trừ 1 nhóm đối tượng nhỏ thuộc nhóm đối tượng ở bộ lọc phía trên. Bộ loại trừ cũng cho phép lọc các thông tin và kết hợp điều kiện tương tự như bộ lọc.

Khối Chờ

Khối chờ giúp bạn sắp xếp thời gian thực hiện hành động hoặc bất cứ một bước nào khác trong workflow đến đúng thời điểm mình mong muốn.

Tên khối: chọn cho khối 1 cái tên để bạn dễ phân biệt khi có nhiều khối chờ trong cùng 1 Workflow.

Kiểu chờ:

• Chờ tới ngày cụ thể: dùng khi bạn đã biết chính xác thời điểm muốn chờ đến.

Chọn: Ngày và giờ cụ thể.

• Chờ một khoảng thời gian: dùng trong trường hợp muốn bắt đầu khối tiếp theo cách đúng một khoảng thời gian cố định.

Chọn: Ngày, giờ, phút cụ thể (khoảng thời gian).

• Chờ tới khi event xảy ra: dùng trong trường hợp phải phát sinh một sự kiện nào đó thì sự kiện tiếp theo mới được bắt đầu.

Chọn:

+ Điều kiện lọc: chọn event, tương tự như khối Phát sinh event.

+ Thời gian chờ: chọn ngày, giờ, phút cụ thể (khoảng thời gian).

+ Lựa chọn đưa đối tượng thoát luôn khỏi Workflow hoặc chuyển đến khối tiếp theo nếu trong thời gian cài đặt không phát sinh event.

Khối Tạo nhiệm vụ

Khối này cho phép bạn tự động giao việc cho những đối tượng cụ thể khi thỏa mãn các điều kiện của Workflow. Hiện hệ thống hỗ trợ tạo Ticket và tạo Công việc.

Thông tin chung:

• Tên khối: chọn cho khối 1 cái tên để bạn dễ phân biệt khi có nhiều khối tương tự trong cùng 1 Workflow.

Khối hành động:

• Tạo ticket: Nhập các thông tin ticket cần tạo, những trường có dấu * là trường bắt buộc.

Lưu ý: Với option Phân về cho nhân viên cụ thể, bạn có thể chọn 3 theo 3 kiểu:

+ Nhân viên được chỉ định: Bạn tick chọn 1 nhân viên mong muốn phân ticket.

+ Quản lý của nhân viên: Quản lý team Ticket của nhân viên thỏa mãn điều kiện đầu vào sẽ được phân công ticket. Nếu trong team có nhiều hơn 1 quản lý, sẽ phân ticket cho quản lý có ít ticket nhất.

+ Nhân viên thỏa mãn điều kiện: Tất cả các nhân viên thỏa mãn điều kiện đầu vào sẽ được phân ticket.

• Tạo công việc: Nhập các thông tin của công việc cần tạo, những trường có dấu * là trường bắt buộc.

Lưu ý: Với trường Người được giao, bạn có thể chọn 3 option:

+ Nhân viên thỏa mãn điều kiện: Tất cả các nhân viên thỏa mãn điều kiện đầu vào sẽ được giao công việc.

+ Quản lý của nhân viên: Quản lý team Sale của nhân viên thỏa mãn điều kiện đầu vào sẽ được giao công việc. Nếu trong team có nhiều hơn 1 quản lý, sẽ giao cho quản lý có ít công việc nhất.

+ Nhân viên cụ thể: Bạn tick chọn 1 nhân viên muốn phân công công việc.

Bạn có thể click dấu + để kết hợp nhiều hành động/nhiệm vụ trong cùng một khối.

Khối Thực hiện nhiệm vụ

Khối này cho phép bạn tạo tự động hóa những tác vụ nhỏ trong quy trình vận hành liên quan đến các đối tượng Cơ hội bán, Công việc, Ticket.

Thông tin chung:

• Tên khối: chọn cho khối 1 cái tên để bạn dễ phân biệt khi có nhiều khối tương tự trong cùng 1 Workflow.

Nhiệm vụ cần thực hiện:

• Liên quan tới Cơ hội bán: hiện hệ thống đang hỗ trợ 3 thuộc tính:

+ Chuyển tiếp Cơ hội bán của User: chọn Chuyển đến Quản lý của nhân viên (quản lý team Sale) hoặc Chuyển đến hàng chờ của team (team Sale).

+ Gán User làm Oppty supporter: chọn Gán vào toàn bộ Cơ hội bán của các thành viên trong team hoặc Gán vào Cơ hội bán của thành viên cụ thể.

+ Xóa vai trò supporter của user: chọn Xóa vai trò Supporter trên toàn bộ Cơ hội bán hoặc Xóa vai trò Supporter trong quy trình bán hàng cụ thể.

• Liên quan tới Công việc: hiện hệ thống đang hỗ trợ 2 thuộc tính:

+ Chuyển tiếp công việc của User: chuyển tiếp toàn bộ công việc của User thỏa mãn điều kiện đầu vào tới đối tượng được chọn: Quản lý của nhân viên (team Sale) hoặc Chuyển đến cho nhân viên cụ thể.

+ Thay đổi trạng thái công việc: thay đổi toàn bộ trạng thái công việc của User thỏa mãn điều kiện đầu vào. Chọn trạng thái công việc muốn thay đổi.

• Liên quan tới Ticket: hiện hệ thống đang hỗ trợ 3 thuộc tính:

+ Chuyển tiếp Ticket của User: chuyển tiếp toàn bộ Ticket của User thỏa mãn điều kiện đầu vào sang cho đối tượng được chọn: Quản lý của nhân viên (team Ticket) hoặc Chuyển đến hàng chờ của Ticket.

+ Gán User làm Ticket Supporter: gán User thỏa mãn điều kiện đầu vào làm Ticket supporter của các Ticket được chọn: Toàn bộ Ticket của các thành viên trong team hoặc Ticket của thành viên cụ thể.

+ Xóa vai trò Supporter của User: xóa vai trò Supporter của User thỏa mãn điều kiện đầu vào trên các Ticket được chọn: Toàn bộ Ticket hoặc Kiểu Ticket cụ thể.

Khối Kiểm tra User tương tác với thông báo

Lưu ý: Đằng trước khối này phải là các khối Giao tiếp nội bộ.

Khối cho phép bạn kiểm tra xem User thỏa mãn điều kiện đầu vào đã tương tác với thông báo được gửi đến họ hay chưa, cũng như loại tương tác mà họ có. Từ đây bạn có thể nối luồng Workflow tương ứng với các tương tác.

Thông tin chung:

• Tên khối: chọn cho khối 1 cái tên để bạn dễ phân biệt khi có nhiều khối tương tự trong cùng 1 Workflow.

Kiểm tra điều kiện:

Hệ thống cho phép kiểm tra 3 loại tương tác:

• Đã nhận
• Đã mở
• Đã bấm link

Sau khi đã chọn tương tác muốn kiểm tra, bạn chọn thời gian kiểm tra điều kiện. Nếu trong thời gian này mà user không phát sinh bất kỳ tương tác nào, user sẽ đi vào nhánh không xảy ra.

Khối Kiểm tra tiến độ của nhiệm vụ

Khối cho phép bạn kiểm tra xem hành động được tạo trước đó đang có tiến độ đến đâu rồi. Từ đây bạn có thể nối luồng Workflow tương ứng với tiến độ của các hành động.

Thông tin chung:

• Tên khối: chọn cho khối 1 cái tên để bạn dễ phân biệt khi có nhiều khối tương tự trong cùng 1 Workflow.

Hành động cần kiểm tra:

Chọn hành động. Hành động hiện ra ở đây là những hành động đã được tạo ở các khối trước đó.

• Với Công việc: chọn trạng thái xử lý Công việc cần kiểm tra.

• Với Ticket: chọn trạng thái xử lý Ticket cần kiểm tra.

Kiểm tra điều kiện: cấu hình thời gian chờ điều kiện xảy ra. Ví dụ nếu bạn điền 3 ngày ở đây, khi công việc không phát sinh hoàn thành trong vòng 3 ngày, User đầu vào sẽ tự động được đi xuống nhánh không xảy ra của khối.

Khối Tách nhánh theo điều kiện

Khối cho phép bạn tách nhánh workflow theo những điều kiện nhất định để đa dạng hóa, chi tiết hóa flow của mình, phù hợp với từng đối tượng đầu vào.

Thông tin chung:

• Tên khối: chọn cho khối 1 cái tên để bạn dễ phân biệt khi có nhiều khối tương tự trong cùng 1 Workflow.

Điều kiện tách nhánh:

• Tên nhánh: chọn tên nhánh để phân biệt với các nhánh khác.
• Cấu hình điều kiện: Chọn + Thêm đối tượng cần kiểm tra. Hệ thống cho phép kiểm tra trên 2 đối tượng:

+ User: với đối tượng này, bạn có thể chọn các điều kiện lọc theo thông tin cá nhân hoặc thông tin nhân sự.

+ Profile: với đối tượng này, bạn có thể chọn các điều kiện lọc theo trường thông tin sẵn có (CDP).

Trong cùng một nhóm kiểm tra:

+ Chọn + Thêm điều kiện để kết hợp nhiều điều kiện. Các điều kiện này có mối quan hệ là VÀ.

+ Chọn + Thêm đối tượng cần kiểm tra để kết hợp thêm điều kiện của đối tượng khác. Các đối tượng này có mối quan hệ là VÀ.

Trong cùng một nhánh, chọn + Thêm nhóm điều kiện để để kết hợp thêm các nhóm điều kiện khác. Các nhóm này có mối quan hệ là HOẶC. Tối đa mỗi nhánh có 10 nhóm điều kiện.

Trong cùng một khối, chọn + Thêm nhánh để chia tiếp các đối tượng đầu vào theo bộ điều kiện khác. Tối đa mỗi khối có 10 nhánh. Đối tượng đầu vào sẽ được kiểm tra điều kiện lần lượt từ nhánh 1 xuống nhánh n.

Các thao tác khác:

+ Sao chép nhánh/nhóm: chọn biểu tượng copy ở nhánh/nhóm muốn sao chép. Hệ thống tự động hiển thị nhánh/nhóm đã sao chép ở cuối cùng.

+ Xóa nhánh/nhóm/điều kiện: chọn biểu tượng thùng rác ở nhánh/nhóm/điều kiện muốn xóa.

Lưu ý: Nếu chỉ có 1 nhóm trong nhánh thì không cho phép xóa.

Khối Gửi thông báo nội bộ

Khối cho phép soạn thông điệp gửi cho nội bộ dưới dạng thông báo nhảy (push, popup). Hiện hệ thống hỗ trợ 2 loại thông báo: Thông báo qua App và Thông báo qua Website.

• Thông báo qua App

+ Chọn App: những App mobile đã được tích hợp với Mobio sẽ hiển thị ở đây.

+ Chọn Người nhận thông báo: chọn 1 hoặc chọn nhiều đối tượng.

Quản lý của nhân viên: nếu User thỏa mãn các điều kiện trước đó và đi vào khối này, quản lý của user ấy sẽ nhận được thông báo.

Nhân viên thỏa mãn điều kiện: các User thỏa mãn điều kiện trước đó và đi vào khối sẽ được nhận thông báo.

Nhân viên cụ thể: các nhân viên được chọn ở đây sẽ nhận được thông báo của tất cả các user thỏa mãn điều kiện trước đó và đi vào khối.

+ Nhập Tiêu đề thông báo.

+ Nhập Nội dung thông báo: bạn có thể lựa chọn nhập nội dung thường hoặc nội dung html, cho phép chỉnh sửa format đa dạng cũng như chèn ảnh, link, cá nhân hóa.

Lưu ý: Format của nội dung được hiển thị ra sao còn phụ thuộc vào mức độ hỗ trợ hiển thị cho dạng thông điệp HTML của App.

+ Chọn hình ảnh để đính kèm thông báo (vị trí hiển thị ảnh tùy thuộc vào từng app).

• Thông báo qua Website: tương tự như thông báo qua App, chỉ khác nội dung thông báo chưa hỗ trợ chỉnh format. Thông báo này sẽ được đẩy qua website phần mềm Mobio, hiển thị trong quả chuông.

Khối Gửi e-mail nội bộ

Khối cho phép bạn soạn thảo e-mail để gửi cho nội bộ.

Thông tin chung:

• Tên khối: chọn cho khối 1 cái tên để bạn dễ phân biệt khi có nhiều khối tương tự trong cùng 1 Workflow.
• Tiêu đề e-mail: cho phép cá nhân hóa thông tin User.

Email gửi thông điệp:

• Tên miền gửi e-mail: ở đây sẽ hiển thị những tên miền đã được xác thực và kết nối với Mobio.
• Tên người gửi.
• E-mail người gửi: bạn có thể chọn Sử dụng làm e-mail nhận phản hồi để dùng email người gửi vừa nhập để nhận phản hồi hoặc nhập một e-mail khác ở ô E-mail nhận phản hồi.

Email nhận thông điệp:

• Quản lý của nhân viên: nếu User thỏa mãn các điều kiện trước đó và đi vào khối này, quản lý của user ấy sẽ nhận được e-mail.
• Nhân viên thỏa mãn điều kiện: các User thỏa mãn điều kiện trước đó và đi vào khối sẽ được nhận e-mail.
• Nhân viên khác: các nhân viên được chọn ở đây sẽ nhận được e-mail của tất cả các user thỏa mãn điều kiện trước đó và đi vào khối.
• Email cụ thể: một email bất kỳ điền ở đây sẽ nhận được e-mail của tất cả các user thỏa mãn điều kiện trước đó và đi vào khối.

Nội dung e-mail: cho phép soạn nội dung e-mail.