1. Tổng quan

• Định nghĩa: Chữ ký e-mail là phần nội dung định danh được gắn vào e-mail khi gửi từ Work E-mail trên Mobio.
• Lợi ích/Giá trị: Chuẩn hóa thông tin người gửi, tăng tính nhất quán khi trao đổi với khách hàng và giảm thao tác nhập lại nội dung chữ ký.
• Đối tượng sử dụng: CS, Sales, đội chăm sóc khách hàng sử dụng Work E-mail.

2. Giải thích Thuật ngữ & Thông số

• Chữ ký mặc định: Chữ ký tự động hiển thị khi người dùng gửi e-mail 1-1 tới khách hàng.
• Dán chữ ký: Dán nội dung chữ ký có sẵn từ nguồn ngoài.
• Nhập thủ công: Tạo nội dung chữ ký trực tiếp trên giao diện cấu hình.

3. Điều kiện tiên quyết (Prerequisite)

• Bài viết trước: Tích hợp Work E-mail cá nhân: Kết nối, sửa và gỡ email
• Phân quyền: Tài khoản Mobio phải được cấp quyền RBAC.
• Đường dẫn truy cập: Cài đặt cá nhân -> Tích hợp cá nhân -> Tích hợp Work E-mail -> Chữ ký E-mail.
• Dữ liệu đầu vào: Nội dung chữ ký chuẩn (họ tên/chức danh/thông tin liên hệ) theo quy định nội bộ.

4. Các bước thực hiện

4.1. Tạo chữ ký e-mail mới

• Tại mục Chữ ký E-mail, chọn Tạo chữ ký e-mail mới.
• Chọn cách tạo chữ ký:
  • Dán chữ ký.
  • Nhập thủ công.
• Điền hoặc dán nội dung chữ ký theo nhu cầu.
• Lưu cấu hình chữ ký.
• Kết quả nhận được: Chữ ký mới hiển thị trong danh sách chữ ký.

4.2. Chọn chữ ký mặc định

• Tại danh sách chữ ký, chọn thao tác làm chữ ký mặc định cho chữ ký mong muốn.
• Kết quả nhận được: Chữ ký mặc định tự động hiển thị khi gửi e-mail 1-1 tới khách hàng.
• Lưu ý: Chỉ có thể đặt 1 chữ ký làm chữ ký mặc định.

5. Quy tắc vận hành

• Chữ ký mặc định được áp dụng tự động khi gửi e-mail tới khách hàng.
• Khi thay đổi mẫu chữ ký chuẩn, cần cập nhật lại chữ ký mặc định để áp dụng tức thời.

6. Các câu hỏi thường gặp (FAQ)

• Hỏi: Tôi có thể tạo chữ ký theo cách nào?
  Trả lời: Có 2 cách: Dán chữ ký hoặc Nhập thủ công.
• Hỏi: Chữ ký mặc định hiển thị khi nào?
  Trả lời: Chữ ký mặc định tự động hiển thị khi người dùng gửi email tới khách hàng.
• Hỏi: Có bắt buộc chọn chữ ký mặc định không?
  Trả lời: Không bắt buộc, nhưng nên chọn để chuẩn hóa và tiết kiệm thời gian khi gửi email.

7. Bước tiếp theo